Comment mettre en place une opération d’externalisation de paie pour une entreprise ?

Le outsourcing encore appelé l’externalisation des services consiste majoritairement à déléguer certains types de services vers des prestataires externes ou vers un tiers. Cette solution est un élément capital pour assurer une bonne productivité et aussi gagner considérablement en temps et en énergie. Cependant, la réalisation de l’externalisation surtout de la paie nécessite un grand travail et beaucoup de réflexions. Afin d’y parvenir, nous vous proposons, ici, quelques étapes à suivre.

Pourquoi mettre en place une externalisation de paie??

Il est important de savoir qu’il n’existe pas une bonne ou une mauvaise raison pour externaliser le service de la paie de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les structures sont confrontées à la démission ou au remerciement de l’employé ou des employés chargés de la gestion de la paie : la triste réalité de réduire les effectifs pour des fins financières. Vous devez retenir que peu importe les raisons, vous devez passer votre entreprise au peigne fin afin de lui assurer un meilleur fonctionnement.

La première des étapes consiste naturellement à redéfinir vos objectifs. Prenez surtout en compte l’environnement de votre entreprise, la taille de votre personnel, etc. Cela relève d’un réel défi. D’abord, vous devez externaliser votre service informatique. Ensuite, rassurez-vous de la faisabilité de l’opération avant d’engager les étapes à suivre. Lorsque vous estimez le nombre de vos salariés en dessous de 200, ce n’est pas la peine de faire recourt à un cabinet de service. Mais au-delà de 200 employés, vous pouvez payer les services d’un prestataire. Il est tout à fait possible d'en trouver un en ligne à l'image de www.ssp-partners.com qui saura sans doute faire votre bonheur. Outre le service informatique, externalisez la gestion proprement dite de la paie et ensuite des opérations post-paies.

Trouver un bon prestataire

Tout d’abord, avant de passer à l’étape de la recherche de prestataires, il est très important de jauger la complexité de la tâche et de faire des prévisions. En gros, vous devez évaluer le retour sur investissement. Pour ce fait, essayez d’évaluer le coût de la gestion de la paie à l’interne et celui que vous prévoyez pour l’externalisation et faites vos conclusions. Après toutes ces études, posez-vous maintenant la bonne question : comment trouver un bon prestataire. Il existe de nos jours plusieurs sociétés qui proposent l’externalisation des ressources humaines et de la paie. Parmi ces sociétés, beaucoup proposent des services de basse qualité. Il vous revient de savoir poser les bonnes questions lors de vos recherches. Voici pour vous quelques conseils pour mieux choisir votre prestataire :

  • Visitez les locaux de votre futur prestataire?;
  • Posez des questions à propos de leurs solutions backup ;
  • Cherchez à connaître le langage informatique de leur application ;
  • Jetez un coup d’œil sur les CV de l’équipe ;
  • Demandez le planning des différentes opérations ;
  • Cherchez à savoir s’il dispose d’un service juridique ;
  • Cherchez à savoir s’il dispose d’une assurance ;
  • Cherchez à connaître les garanties et les dédommagements en cas de problème.

Ces conseils sont à prendre au sérieux, même s’ils semblent incomplets. C’est à vous de mettre la pression nécessaire pendant la signature du contrat afin de garantir des services de qualité. Il peut vous être bénéfique de lire cet article qui vous donne davantage de conseils dans le même sens.

Vous devez aborder la voie de la gestion de la paie à l’externe avec beaucoup de vigilance. C’est une solution idéale pour dégager votre équipe. N’hésitez pas à lire d’autres articles pour découvrir d'autres notions de gestion dans votre entreprise.

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